I Aritma Control har man mulighet til å registrere bilag som kan eksporteres til regnskapssystemet. I regnskapssystem som er helt integrert med Control blir bilag eksportert direkte til regnskapet og ligge som en ikke oppdatert bunt. Dersom Control ikke er integrert mot regnskapssystemet kan man få tilpasset en fileksport i det formatet som trengs for å importere til regnskapet.
Registrere transaksjoner som ikke er bokført i regnskapet
I skjermbildet under er det kommet inn renter på konto som ikke er bokført i regnskapet. Ved å markere postene og trykke på Registrer vil man få opp vindu for bilagsregistrering.
I bilagsregistreringen tas informasjon fra transaksjonen med på bilaget og man fyller ut resterende som trengs for å føre det i regnskapet.
I integrert løsning vil man i motkonto kunne søke opp tilgjengelige kontoer i regnskapet. Man kan søke på kontonummer eller navn, og man kan søke på både hovedbokskonto eller kunde-/leverandørkonto. Ved søk på kontonavn må man skrive minimum 5 tegn før man får opp treff. Man kan også starte med en prefix for å snevre inn søket. Disse prefixene kan benyttes:
! gir søk bare på beløp
# gir søk bare på kunde
% gir søk bare på leverandør
Om man har flere transaksjoner som alle skal føres likt i regnskapet (mot samme konto) kan man fylle ut øverste linje og deretter trykke på Automatisk utfylling. Da kopieres føringen til linjene under.
Når alle linjer er ferdig utfylt trykker man på Ok. Bilaget blir da lagt som en korreksjonspost på regnskapssiden, klar til å eksporteres til regnskapet.
Man kan også splitte en transaksjon, f.eks. dersom det er en innbetaling som gjelder flere fakturaer. I skjermbildet under er det kommet en innbetaling som skal splittes på to åpne poster på kunden. Ved å ha hake på Auto split (nede til venstre) kan man dele opp innbetalingen slik at begge postene blir utlignet.
Velg en av fakturaene som ligger åpen på kunden og Control vil splitte innbetalingen automatisk. Den første linjen med beløp fra den åpne posten man valgte, og neste linje får restbeløp inn som beløp, og man kan velge hvilken åpen post den skal matches mot.
Registrere differanse på transaksjoner som skal avstemmes
Dersom man har poster som skal avstemmes mot hverandre, men som ikke blir 0, kan man opprette bilag som fører differansen på postene. Marker postene som skal avstemmes og trykk avstem. Når det er en differanse vil Control åpne bilagsregistreringen og man kan velge hvordan differansen skal føres. I skjermbildet under er det en differanse på 0,50 kr
Postene avstemmes og en korreksjonspost på 0,50 kr opprettes.
Eksportere bilag til regnskapssystem
Bilag som er klar til å eksporteres ligger som korreksjonspost på regnskapssiden, og man ser at de skiller seg ut ved at tekst er blå og kursiv.
Trykk på eksport for å eksportere disse til regnskapssystem/fil.
Det blir opprettet et bilag med detaljer om eksporten, denne lagres automatisk på rapportområde som er satt opp under Globalt oppsett.
Eksempel: Eksport til Visma Business
Når du har eksportert fra Control legger buntene legger seg under Bilagsregistrering i Visma Business. Link til rapport kobles i Web-side feltet på bilaget og kan åpnes ved å dobbeltklikke i feltet. Oppdater bunt(er) på vanlig måte.
Når dette er gjort, gå tilbake til Control og trykk på "Oppdater". Kontroller at saldo nå stemmer. Dersom saldo ikke skulle oppdatere seg, forsøk å lukke avstemmingsvinduet og åpne det på nytt.
Regskapssystem som støtter direkte bokføring fra Aritma Control
- Visma Business
- Visma Global
- UniMicro V3
- InfoEasy
Øvrige regnskapssystem kan overføre billag til regnskapssystem via CSV-fil. Ta kontakt med support@aritma.com for mer informasjon.